Kaag en Braassem, 11 april 2015 – De afgelopen jaren is er al veel  verbeterd in het format van het raadsvoorstel. PRO grijpt het raadsakkoord ‘Anders denken, anders doen’ aan  om verdere verbeteringen door te voeren. Toegankelijke besluitvorming is het doel. PRO, SvKB, CDA, D66 en de VVD staan raadsbreed een vernieuwend, eigentijds besluitvormingsproces op hoofdlijnen voor.

Het hele proces moet onder de loep worden genomen. Een nieuwe opzet van begroten en verantwoorden, het vergadermodel,  een interactief participatieproces met invloed aan de voorkant in plaats van inspraak aan de achterkant,  structurele aandacht voor duurzaamheid én een vernieuwd format voor raadsbesluiten zijn nodig.  In deze notitie “Een goed raadsvoorstel krijgt de besluitvorming die het verdient”, doen wij een voorstel voor het verbeteren van het raadsvoorstel.

De basis voor deze verbeteringen vinden we in de uitgangspunten uit het hoofdlijnen-  én raadsakkoord  ‘anders denken anders doen’:

  • “Vanuit onze partijprogramma’s onderschrijven wij een vernieuwing van het besluitvormingsproces.”
  • “We vernieuwen het besluitvormingsproces waardoor vergaderingen levendig en een plek voor informatie‐uitwisseling zijn.”
  • “De raad moet op hoofdlijnen vergaderen en besluiten nemen.“

In onze ogen zou het vergadermodel (BOB), zoals we dat met elkaar bedacht hebben, beter tot zijn recht komen als we de discussie op de juiste manier ‘richten’ door een format te gebruiken dat dienend is aan de afgesproken intenties: vergaderen op hoofdlijnen en de focus op kaders stellen.
“Een raadsvoorstel is een besluit of meerdere besluiten die genomen moeten worden om een bepaald doel te bereiken…”
Voorbeeld: een besluit tot vaststelling van een nota van uitgangspunten staat niet op zich maar draagt bij aan het uiteindelijke doel, het vaststellen van het bestemmingsplan.

Veel raadsbesluiten gaan over inspanningen, budgetclaims en/of verordeningen. In het raadsvoorstel   moet  vooral duidelijk worden gemaakt aan welk doel dit besluit een bijdrage levert omdat dat het niveau is waar de raad haar discussie moet voeren. Invloed aan de voorkant in plaats van inspraak aan de achterkant krijgt dan ook vooral vorm rondom het bovenliggende doel. Het is niet realistisch dit bij elk instrument te verwachten.
“De gevolgen/strekking van een raadsbesluit moeten explicieter worden gemaakt.“
Een raadsvoorstel is in aanvang geschreven voor de raad en zelfstandig leesbaar voor onze inwoners. Wat kunnen de inwoners verwachten nadat dit voorstel is aangenomen?

Hoofdlijnen vergaderen
Doordat we onszelf tot doel hebben gesteld dat we op hoofdlijnen willen vergaderen, zou ook het raadsvoorstel hierop aan moeten sluiten.
Wat ons betreft zou in het format verbeteringen kunnen worden aangebracht die bovenstaande kunnen ondersteunen. Dat betekent het volgende:

  • Een raadsvoorstel is kort en overzichtelijk en op hoofdlijnen is geformuleerd;
  • Een raadsvoorstel is in begrijpelijke taal opgesteld, ook voor iedereen die niet dagelijks betrokken is bij de gemeente;
  • De publiekssamenvatting van het raadsvoorstel geeft de essentie van het voorstel weer op een zodanige manier dat het zelfstandig te lezen en te begrijpen is. Een verzameling van publiekssamenvattingen kan de inhoud van een digitale raadsnieuwsbief worden;
  • Verwijzingen naar details, extra toelichtingen  en/of andere (beleids)stukken worden tot een minimum beperkt of middels een digitale link in het raadsvoorstel opgenomen;
  • In het raadsvoorstel wordt de context weergegeven met daarin de voorgeschiedenis en de besluiten die mogelijk nog volgen, ondersteund door een schematische tijdlijn;
  • In het raadsvoorstel worden de beslispunten waarover wordt besloten en waarover  de discussie wordt gevoerd  duidelijk(er) benoemd;
  • In het raadsvoorstel wordt aangeven aan welk doel het besluit bijdraagt;
  • In het  raadsvoorstel wordt vermeld wat het maatschappelijk effect is van het te nemen besluit;
  • In het raadsvoorstel wordt aangeven wat de afwegingen (pro/contra) zijn die aan het gevraagde besluit  ten grondslag liggen met mogelijke alternatieven.

Participatie
Participatie zal, naast duurzaamheid en communicatie, als vaste paragraaf opgenomen worden in het raadsvoorstel. Dit kan met een participatieladder waarbij voor iedereen duidelijk is, voor welk niveau van participatie is gekozen .

Voorbeeld: Bij een wijkinitiatief wordt de hoogste trede van de participatieladder gebruikt (bijvoorbeeld co-creatie); voor uitnodiging voor een informatiebijeenkomst kan het laagste niveau (het schrijven van een brief aan de direct betrokkenen) volstaan.

Levendig
Met de komst van een videosysteem hebben we toegankelijkheid van onze vergadering fors vergroot. De vindbaarheid van het beeldmateriaal en de live-uitzendingen moeten hoog op de agenda. Zonder linkje vanaf iemand die een tweet stuurt over de uitzending is het scherm amper te vinden. Op de publieke tribune kunnen we ook een slag maken in de toegankelijkheid van de discussie. We kunnen hieraan tegemoet komen  door het voorblad van het vernieuwde raadsvoorstel op onze schermen te projecteren. Dit voorblad bevat de publiekssamenvatting, de beslispunten en het beoogde maatschappelijke effect. Eigenlijk de inhoud waar de raad voldoende aan zou moeten hebben om op hoofdlijnen het debat te kunnen voeren en tot besluiten kan komen.

Leer van de omgeving
We kunnen veel leren van  andere gemeenten . Wij zouden graag het rapport “Kwaliteit raadsvoorstellen” van het bureau Necker van Naem onder de aandacht willen brengen.

In dit rapport zijn aanbevelingen gedaan  die ons erg aanspreken en bijdragen aan de raadsbreed gestelde doelen. Er is ook een belangrijke rol voor de griffie weggelegd die de schakel vormt tussen de raad en uitvoering.

Aanbeveling 1:                  Stuur vroegtijdig op de inhoud van raadsvoorstellen.
Aanbeveling 2:                  Expliciteer de verwachtingen bij de raad en organiseer feedback van de raad aan college en ambtelijke organisatie.
Aanbeveling 3:                  Train de stellers van een raadsvoorstel in het schrijven van een goed raadsvoorstel.
Aanbeveling 4:                  Zorg voor ondersteuning van ambtenaren door ambtenaren bij het opstellen van raadsvoorstellen.
Aanbeveling 5:                  Schenk extra aandacht aan vier verbeterpunten in de algemene kwaliteit van raadsvoorstellen zijnde:

a) Het hanteren van een duidelijk onderscheid tussen hoofd- en bijzaak.
b) Kort en bondig formuleren.
c) Het benoemen van alternatieve beleidskeuzes.
d) Het benoemen van maatschappelijke effecten van een voorstel.

Tot slot samenvattend
Elk raadsvoorstel faciliteert de vergadering om op hoofdlijnen de discussie te voeren; is zelfstandig leesbaar; start met een goede publiekssamenvatting; maakt helder aan welk door de raad gesteld doel het besluit bijdraagt; bevat een helder overzicht van de beslispunten met focus op het maatschappelijk effect. Daarnaast wordt aandacht besteed aan communicatie, duurzaamheid en participatie.

Deze genoemde elementen zouden voldoende houvast moeten bieden om in de raad op hoofdlijnen het debat te voeren en tot besluitvorming te komen. Om de gemeenteraad van extra argumentatie en onderbouwing te voorzien zal er een overzicht moeten komen van de argumenten (pro/contra) en eventuele alternatieven.

PRO Kaag en Braassem wil de komende periode graag met u werken aan het verder vervolmaken van het ‘raadsvoorstel’ als onderdeel van het bredere pallet aan veranderingen en vernieuwingen. Wij staan open voor discussie en suggesties en hopen op deze manier een steentje bij te dragen aan het vernieuwingsproces.